7 principes pour une animer une réunion à distance, Management

Dans certains secteurs, notamment le tertiaire, les réunions à distance sont devenues aujourd’hui le « nouveau normal ». (…) « À distance, que faire pour que l’expérience soit à la fois efficace et agréable ? » (…) Sans ordre du joursans objectif, sans inclusion, sans compte rendu, ce qui est déjà difficile en présence devient impossible à distance.

Le deuxième conseil est de faire compact : peu de sujets à l’ordre du jour, peu de participants sollicités. Assurer l’engagement à distance devient très vite une gageure, tant la compétition attentionnelle est présente : plusieurs fenêtres d’applications sont ouvertes sur l’ordinateur, le smartphone est à portée de main, etc.

Le troisième conseil est de faire court : court pour chaque prise de parole, de manière que chaque mot compte et que la parole tourne vite, très vite.

Pas de temps mort

Quatrième conseil : l’animation doit être vitaminée. Evitez les blancs créés par des questions posées à la cantonade. Evitez les débordements en contrôlant la prise de parole des participants. Sollicitez nominativement les participants en veillant à répartir les temps de parole avec l’impact que cela peut avoir sur la sécurité psychologique de chacun.

Cinquième conseil : dans les réunions asymétriques, maintenez tendu le lien avec les personnes à distance, en veillant à les interpeller en premier lors des tours de table. Si vous les ignorez, les autres participants vont les oublier.

Un de mes amis, cadre dirigeant expatrié, me racontait comment le « Grand Confinement » avait été vécu comme une période bénie par les équipes délocalisées : les réunions asymétriques et pénibles, pilotées à partir du siège à Paris, étaient devenues impossibles. Toutes les intelligences avaient alors été remises sur un pied d’égalité.

Et après…

Sixième conseil pour les réunions asymétriques : une fois la communication formellement close, la réunion est finie. Rien de pire que de continuer les débats avec le risque de remettre en question une décision et de déclencher une frustration indicible chez les exclus.

Septième conseil : (…) profitez de la distance pour utiliser toutes les potentialités offertes par les plateformes – travail en sous-groupes, alternance d’oral et d’écrit (tableau blanc numérique, sondage, clavardage, etc.), circularité des rôles… Passer de la présence au « tout à distance » ne consiste pas en une simple transposition des techniques d’animation mais à leur réinvention.

Pour aller plus loin, je vous propose maintenant quelques recommandations plus spécifiques adaptées aux différents formats de réunion à distance. (…)

Le comité de direction (CODIR)

Le comité de direction d’une organisation a pour rôle essentiel de décider, d’exécuter et d’arbitrer une stratégie. C’est le lieu de la confrontation des perspectives. En évitant d’être celle des ego.

Le risque est fort que l’essentiel du temps des réunions soit consacré à du « reporting » alors qu’il doit être consacré à de la coconstruction. C’est pourquoi la préparation écrite du tour d’actualités est recommandée pour réduire sa durée une fois les membres rassemblés. (…)

La réunion d’équipe

L’objectif essentiel d’une réunion d’équipe est de maintenir l’engagement de tous et de développer une solidarité entre les membres. L’ordre du jour doit être focalisé sur le pilotage des actions transversales et la gestion des interfaces avec les autres parties de l’organisation. Comme pour le CODIR, dans le cas où il existe des équipes subalternes, le principe du One voice reste valable.

La réunion d’équipe est également un lieu d’apprentissage. Ainsi, il peut être utile de faire « circuler » les rôles, c’est-à-dire de confier de manière équitable les responsabilités comme préparer l’ordre du jour, animer, ou bien rédiger le relevé de décisions. (…)

La réunion de projet

Il est tentant de focaliser la réunion de projet sur la présentation de tout ce qui va bien… Or, c’est l’inverse qu’il convient d’y faire. Cette réunion doit être focalisée sur les difficultés et les décisions. Les responsables qui les pilotent doivent être obsessionnels pour que les équipes affectées aux projets quittent ces réunions avec des solutions sur les points de blocage et une énergie renouvelée pour donner leur meilleur au service du collectif. (…)

Le point sur activité

Même s’il s’agit d’une conversation à deux, le point sur activité sera d’autant plus utile qu’il respectera les recommandations de ce livre : une liste de sujets diffusée à l’avance, une grande attention à l’équilibre des temps de parole, la formalisation des décisions et plans d’action, une évaluation régulière du format. C’est au cours de ce moment privilégié que vous allez entretenir l’engagement de vos collaborateurs : soignez-le !