Degré d’abstraction de votre prochain modèle de processus

Tout modèle de processus est bien plus qu’un organigramme. C’est une abstraction des opérations réelles actuelles ou futures.

La modélisation des processus est l’une des compétences de base de tout analyste d’affaires compétent. La norme d’analyse commerciale de l’International Institute of Business Analysis (IIBA) [1]et le Guide d’analyse commerciale du Project Management Institute (PMI) [2] exigent des analystes commerciaux certifiés capables de préparer et d’utiliser des modèles de processus.

Les analystes commerciaux et les analystes de l’amélioration des processus peuvent préparer des modèles de processus à des points clés de la gestion des processus commerciaux, des technologies de l’information et des méthodologies de projet de conformité réglementaire. Ils peuvent spécifier les architectures fonctionnelles, organisationnelles et des systèmes d’information actuelles ou futures, les exigences fonctionnelles, les conceptions de flux de travail et même les opérations automatisées. Ce que tout modèle de processus doit communiquer varie d’un projet à l’autre. Les exemples de modèles de processus de la plus haute qualité fournissent des informations de processus claires et précises qui intéressent directement leurs lecteurs.

Les analystes commerciaux avertis savent que l’un des secrets de la production d’un modèle de processus de haute qualité consiste à établir une mission claire pour chaque modèle. Pour réussir, vous devez établir consciencieusement la mission de votre prochain modèle de processus au sein de la gestion des processus métier, des technologies de l’information ou du projet de conformité réglementaire que le modèle servira. Vous adapterez ensuite vos élicitations du contenu et de la configuration du modèle pour répondre aux besoins du projet. Une partie de votre programme d’élicitation pour l’établissement de la mission de votre modèle de processus comprendra la question et la réponse à cette question importante :

Quel est le degré d’abstraction requis pour ce modèle ? [3]

Il existe trois degrés d’abstraction généralement acceptés à considérer : conceptuel, logique et de configuration.

Un modèle de processus conceptuel

Un modèle de processus conceptuel présente graphiquement la structure de définition de quoi un processus est.

Les analystes commerciaux, les sponsors de projet, les chefs de projet, les experts du domaine, les régulateurs et les autres parties prenantes du processus utilisent des modèles de processus conceptuels aux fins suivantes :

• Prendre des décisions en matière de gouvernance et de portée des processus ;

• Obtenir un accord sur et communiquer la portée et la structure définies du processus, en distinguant sans équivoque ce processus de tous les autres dans leur entreprise ;

• Concevoir l’architecture d’entreprise, définir les architectures des solutions technologiques,

• Être la base solide sur laquelle l’analyse détaillée du problème à venir ou la définition détaillée du processus est délimitée ou planifiée ;

• Pour soutenir les décisions de gestion de projet (par exemple, la budgétisation, la portée).

• Élucider et adapter davantage les détails du processus logique à sa base contextuelle et structurelle solide.

Certains analystes commerciaux et analystes de systèmes pourraient interpréter le terme conceptuel comme signifiant « haut niveau ». Ce serait une simplification excessive et une erreur. Pour servir son objectif, un modèle de processus conceptuel doit définir sans équivoque la structure solide et stable du processus. Bien qu’il s’agisse du plus haut degré d’abstraction, un modèle de processus conceptuel de haute qualité reste précis. Il peut communiquer clairement et graphiquement toutes ces informations définissant le processus :

• Le ou les événements initiateurs du processus qui entraînent l’exécution du processus.

• Les activités du processus et leur séquence d’exécution prévue.

• Le(s) résultat(s) attendu(s) du processus.

• Client(s) du processus.

Un modèle de processus logique

Un modèle de processus logique élabore des détails contextuellement pertinents sur comment un processus doit fonctionner, est conçu pour fonctionner ou fonctionne actuellement.

Un modèle de processus logique de haute qualité pourrait graphiquement répondre à l’un de ces types de questions d’élaboration :

• La décomposition ou le résumé de certaines des activités du processus.

• Le travail conditionnel basé sur des règles ou basé sur des décisions qui peut être effectué.

• Les responsabilités attribuées pour l’exécution des activités du processus.

• Les données ou informations devant être utilisées et/ou produites.

• Les causes du retard ou de l’interruption du processus.

• Les erreurs de traitement, qui peuvent survenir pendant l’exécution du processus et comment seront-elles résolues ?

• Les données de performance ou de mesure associées au processus, ainsi que les procédures d’exploitation textuelles, les documents ou d’autres spécifications.

Il existe un éventail d’utilisations pour les modèles de processus logiques. Les propriétaires de processus et les analystes utilisent des modèles de processus logiques pour déterminer quoi et où mesurer les performances d’un processus existant ou pour concevoir et communiquer les améliorations de processus proposées. Ils définissent également les exigences ou la conception de procédures manuelles ou automatisées, ou décrivent la conception de workflows.

Des analystes commerciaux et des analystes de processus compétents peuvent anticiper, susciter et documenter une gamme de types de raffinement logique, en utilisant des agendas clairs et des modèles de modélisation réutilisables [4]. Ils savent également que deux modèles de processus logiques n’ont pas besoin de communiquer tous les mêmes types de raffinements logiques. Ils examineront donc la mission du modèle dans chaque projet et adapteront leurs efforts de modélisation pour se concentrer sur l’obtention et la documentation des types de raffinements logiques qui conviennent à l’utilisation prévue de chaque modèle dans la méthodologie de son projet.

Un modèle de configuration de processus

Un modèle de configuration de processus communique mécanismes de mise en œuvre concrets telles que les opérations logicielles et les procédures utilisateur ou les workflows.

Un modèle de configuration de processus est le degré d’abstraction le plus bas. Les analystes commerciaux et les analystes de systèmes préparent généralement des modèles de configuration de processus dans des plates-formes logicielles low-code et no-code. La plate-forme utilise le modèle de configuration de processus ainsi que les rôles détaillés liés au processus, la sécurité, les formulaires, l’interface système et les spécifications de données pour générer un logiciel d’exploitation, en plus d’une architecture de produit logiciel déjà complète. Sinon, il n’y a pas ou très peu d’intervention du programmeur pour traduire le modèle en logiciel fonctionnel. Lorsque des mises à jour des exigences ou des défauts apparaissent, l’analyste révise le modèle de configuration, et la plate-forme régénère et redéploie le logiciel.

Vous devez adopter et respecter exactement la syntaxe de modélisation de processus de la plate-forme low-code ou no-code choisie. Vous pouvez apprendre cela en suivant la formation proposée par le fournisseur de la plate-forme low-code ou no-code. En plus d’un modèle de configuration de processus, vous spécifiez en détail :

• Les utilisateurs du système, leurs rôles assignés et leurs responsabilités pour exécuter le flux de processus configuré.

• La séquence d’exécution des composants fonctionnels paramétrables, d’un workflow automatisé de bout en bout.

• Les composants fonctionnels configurables impliqués dans la configuration du flux de processus. Il s’agit généralement des interfaces utilisateur (par exemple, des formulaires, des rapports), des intégrations système (par exemple, des API) et des attributs de données utilisés dans un workflow de processus automatisé.

Étant donné que les modèles de configuration de processus sont précisément traduits en logiciels d’exploitation et en opérations commerciales, toute erreur ou omission dans la modélisation devient une erreur ou une omission dans le logiciel généré et les opérations commerciales. Il va de soi que pour être un analyste métier ou un analyste système performant dans un environnement low-code ou no-code, vous devez concevoir des modèles de configuration de processus basés sur des exigences logiques suffisamment détaillées, que vous avez suscitées et comprises.

Comment choisir le degré d’abstraction de votre prochain modèle de processus

Suivez ces directives pour choisir le degré d’abstraction requis pour votre prochain modèle de processus :

Utiliser des modèles de processus conceptuels obtenir un accord sur le processus et le communiquer. Quelle est la portée ? Qu’est-ce qui fait qu’il est exécuté? Quelles sont les activités et leur séquence d’activités prévue ? Quel(s) est(sont) le(s) résultat(s) attendu(s) ? Utilisez des modèles de processus conceptuels pour la planification, la portée et la définition de l’architecture.

Utiliser des modèles de processus logiques obtenir un accord et communiquer comment un processus fonctionne ou doit fonctionner. Soyez prêt à obtenir et à documenter les réponses aux détails logiques tels que : Quelles sont les activités détaillées ou récapitulatives ? Qui est responsable de quoi ? Ce qui se passe si? Ce qu’il se passe quand? Quelles décisions seront prises ? Quelles informations sont produites ou utilisées ? N’oubliez pas d’obtenir et d’inclure les détails qui sont pertinents pour le public visé par votre modèle : ceux qui participent au cycle de vie de votre projet de gestion des processus d’affaires des technologies de l’information. Gardez à l’esprit le public visé par votre modèle lorsque vous obtenez et documentez des détails. Utilisez des modèles de processus logiques détaillés appropriés pour les exigences fonctionnelles détaillées ou la conception.

Utiliser des modèles de configuration de processus pour spécifier la configuration de modules logiciels concrets, dispositifs physiques et/ou procédures d’exploitation manuelles qui mettent en œuvre un processus.

Vous utilisez généralement des modèles de configuration de processus dans la génération de logiciels sans code ou à faible code. Pour bénéficier des avantages, vous devez spécifier des détails de mise en œuvre de processus très précis et exacts, et suivre exactement la syntaxe de modélisation de configuration de processus.

Conclusion

Un modèle de processus n’est pas simplement un organigramme. Il communique ce qui est ou sera des opérations du monde réel. Il peut jouer un rôle crucial dans le succès ou l’échec de votre prochain projet de gestion des processus métier, de technologie de l’information et de conformité réglementaire.

Les analystes métier et les analystes de processus les plus compétents clarifient ce que sera le degré d’abstraction requis de leur modèle, au début de leur analyse. Ils concentrent ensuite leurs efforts et leur temps, ainsi que ceux des parties prenantes du projet, sur les types de contenu et de format du modèle qui conviendront le mieux aux besoins uniques de chaque projet.

Vous êtes invités à en savoir plus ou à partager vos commentaires et expériences sur le degré d’abstraction de votre prochain modèle de processus via le Contactez-nous page à www.ProcessModelingAdvisor.com.

Copyright 2023, Edmund Metera

Auteur: Edmund Metera, conseiller en modélisation de processus

Ed Metera est gestionnaire de projet principal chez CWB Financial Group au Canada. Ed a plus de quatre décennies d’expérience pratique et réussie dans les techniques d’analyse commerciale et de gestion de projet dans des rôles progressifs au sein de sociétés multinationales de conseil en informatique, au service de nombreux secteurs différents. Son palmarès récent comprend des programmes et des projets d’acquisition/intégration d’entreprises, de transformation numérique, de réglementation et de systèmes d’entreprise très réussis.

Il enseigne et conseille les chefs de projet et les analystes commerciaux sur les meilleures pratiques pour des organisations professionnelles telles que l’IIBA, le PMI et le CMMI, ainsi que des clients commerciaux sur mesure. Ed enseigne des cours d’analyse commerciale approuvés par l’IIBA et est conseiller de programme pour les départements Corporate and International Training du Northern Alberta Institute of Technology, Business Analyst, Process Analyst et d’autres programmes de certificat.

Edmund Metera est l’auteur du livre: Procédure universelle de modélisation de processus : le guide pratique des modèles de processus métier de haute qualité utilisant BPMN (Amazon, 2018, 2022), le fondateur de www.ProcessModelingAdvisor.comet plusieurs articles IRM Connects, Modern Analyst et BATimes.

LES RÉFÉRENCES

[1] La norme d’analyse commerciale (IIBA, novembre 2022)