Le droit d’un actionnaire d’inspecter les registres de l’entreprise est un aspect essentiel de la gouvernance d’entreprise. Ce droit permet aux actionnaires d’accéder aux informations concernant les activités financières et opérationnelles de la société, leur permettant de prendre des décisions éclairées concernant leurs investissements.
Il sert également plusieurs autres objectifs importants. Premièrement, il permet aux actionnaires de suivre les performances de l’entreprise et d’évaluer l’efficacité de sa gestion. Deuxièmement, il est essentiel de s’assurer que l’entreprise se conforme à toutes les lois et réglementations en vigueur. Troisièmement, il promeut la transparence et la responsabilité dans la gouvernance d’entreprise.
Il y a des décennies, la Cour suprême a déclaré que le droit d’un actionnaire d’inspecter les livres et registres de la société était fondé sur sa propriété des actifs et des biens de la société. Étant donné que ce droit est un accessoire de la propriété des biens de la société, son exercice doit être lié à son intérêt en tant qu’actionnaire et non préjudiciable à ou contre l’intérêt de la société (Gokongwei Jr. v. Securities and Exchange Commission, GR No. L- 45911 11 avril 1979)
Droit d’inspecter les livres et registres de l’entreprise
Le Code révisé des sociétés (RCC) prévoit que les registres des sociétés, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés, doivent être ouverts à l’inspection par tout administrateur, fiduciaire, actionnaire ou membre de la société en personne ou par un représentant à des heures raisonnables sur les affaires jours. Une demande de copies et d’extraits des registres peut être faite par tout administrateur, fiduciaire ou actionnaire (Loi de la République n° 11232, Code révisé des sociétés)
Notamment, pendant la période où la société est en cours de liquidation et de dissolution, ce droit d’inspection est toujours disponible parce que les droits et recours contre, ou les responsabilités des dirigeants ne sont pas supprimés ou compromis en raison de la dissolution de la société. (Chua & Diaz c. Peuple des Philippines, GR n° 216146, 24 août 2016)
Quels sont ces livres et registres d’entreprise
Alors qu’il n’y avait pas de liste précise sous l’ancien Code des corporations, le RCC fournit maintenant la liste non exhaustive suivante de ce que sont ces livres et registres corporatifs qui doivent être tenus et conservés à son siège social. Voici les:
un. Statuts constitutifs et règlements de la société et tous leurs amendements
b. Structure de propriété actuelle et droits de vote de la société, y compris les listes d’actionnaires, les structures de groupe, les relations intra-groupe, les données de propriété et la propriété effective
c. Un livre des actions et des transferts contenant un enregistrement de toutes les actions, les noms des actionnaires, les détails du paiement des actions, de l’aliénation, de la vente ou du transfert effectué, ainsi que d’autres entrées que les statuts peuvent prescrire
d. Noms et adresses de tous les membres du conseil d’administration et des dirigeants
e. Registres de toutes les transactions commerciales
F. Procès-verbaux des résolutions du conseil d’administration et des actionnaires
g. Dernières exigences en matière de rapport soumises à la SEC
h. Procès-verbaux détaillés des assemblées d’actionnaires et de celle du conseil d’administration
je. États financiers.
(Articles 73 et 74 de la loi de la République n° 11232, Code révisé des sociétés)
Refus du droit de visite
Si une société décline ou refuse une demande d’inspection ou de fournir une copie de ses registres, elle peut le faire pour les motifs suivants :
un. Que l’actionnaire demandeur a fait un usage abusif des informations avant
b. Il y a un manque de bonne foi dans la demande d’inspection
c. Il y a un manque de but légitime
d. La partie requérante n’est pas un actionnaire inscrit ou est un concurrent, un administrateur, un dirigeant, un actionnaire majoritaire ou représente autrement les intérêts d’un concurrent
e. Il existe des secrets commerciaux ou d’autres droits de propriété intellectuelle qui ont droit à la protection
F. Limitations prévues par la loi sur la protection des données de 2012
(GR no. 172948 , 5 octobre 2016 Philippine Associated Smelting and Refining Corporation vs. Lim, et al. ; Sec. 73, RCC)
La Cour suprême a déclaré que la bonne foi et un but légitime sont présumés, c’est pourquoi il est du devoir de la société d’alléguer et de prouver avec des preuves suffisantes les faits que la demande est faite de mauvaise foi ou que la demande est faite pour un but illégitime.
La confidentialité des transactions commerciales, des secrets commerciaux et d’autres droits de propriété intellectuelle comme motif de refus d’inspection n’est pas une incantation magique qui va à l’encontre de la demande d’inspection des dossiers, car la société doit établir que la divulgation violera son propre droit légal.
L’inconfort ou les inconvénients qui seront causés à la direction d’une société ne seront pas non plus un motif valable pour refuser une inspection puisqu’il doit être établi que l’étendue ou la manière de la demande et les conditions dans lesquelles elle a été faite sont si frivoles que l’énorme le coût pour l’entreprise sera, en équité, injuste pour les autres actionnaires.
Enfin, dans les cas où la divulgation ou le traitement d’informations personnelles ou sensibles peuvent être impliqués dans une demande d’inspection, la personne concernée a le droit d’être informée de la demande de divulgation. De plus, la société a l’obligation d’examiner ou de s’enquérir de la demande particulière et ne peut divulguer que les informations personnelles qui sont nécessaires, non excessives, pertinentes et adéquates pour atteindre l’objectif légitime de la demande, comme l’exige l’article 74 du Code des sociétés. . (Avis consultatif NPC n° 2019-011 ; Loi sur la confidentialité des données de 2012)
Pénalités/sanctions
Le RCC prévoit des peines et des sanctions en cas de refus injustifié et illégal d’accéder à une demande d’inspection. La SEC a également publié sa circulaire de mémorandum de la SEC n° 25, série de 2020, qui fournit des lignes directrices pour le dépôt, l’enquête et la résolution des plaintes pour violation du droit d’inspecter et/ou de reproduire les documents de l’entreprise.
La SEC elle-même, dans le cadre d’une procédure administrative, peut imposer les sanctions suivantes :
je. Une amende pour défaut ou refus de se conformer à son ordre ou assignation à comparaître dans un maximum de 1 000 Php par jour jusqu’à ce que l’ordre, la décision ou l’assignation soit respecté (Sec. 157, RCC)
ii. La SEC peut également émettre une ordonnance de cesser et de s’abstenir ou suspendre la société et, dans des cas extrêmes, ordonner la révocation de la constitution et la dissolution de la société et la confiscation de ses actifs (Sec. 158, RCC, SEC MC No. 25, série de 2020)
Le RCC prévoit également que tout dirigeant ou agent de la société qui refusera d’autoriser l’inspection et/ou la reproduction de documents conformément aux dispositions du RCC sera responsable envers cet administrateur, fiduciaire, actionnaire ou membre pour dommages-intérêts. Le tribunal peut également imposer une amende allant de 10 000 à 200 000 pesos en cas de violation. Dans le cas où la violation est jugée préjudiciable ou préjudiciable au public, il y a une peine plus élevée qui est de P20,000 à P400,000. (article 161, RCC)
(L’auteur, Atty. John Philip C. Siao, est avocat en exercice et associé fondateur de Tiongco Siao Bello & Associates Law Offices, enseigne le droit à la MLQU School of Law et arbitre de la Commission d’arbitrage de l’industrie de la construction des Philippines. Il peut être contacté au [email protected] Les opinions exprimées dans cet article n’appartiennent qu’à l’auteur.)
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