Sur la première page de la liste d’inventaire, inscrivez au moins les noms des employés impliqués dans la création et la date. Assurez-vous que chaque feuille est numérotée afin que vous puissiez garder une trace de l’intégralité. Inscrivez également les coordonnées de votre entreprise (nom, adresse…) sur la première page.
Chaque feuille de la liste d’inventaire est signée par l’employé exécutant les travaux ou par une personne responsable au premier chef.
Lorsque toutes les données ont été enregistrées lors de l’inventaire, calculez les sous-totaux – de préférence après chaque zone d’inventaire, séparés par entrepôt ou selon les groupes de produits. À la fin, ajoutez tous les sous-totaux pour obtenir un grand total.
Peu importe que vous créiez la liste d’inventaire avec Excel, Word ou un autre logiciel. Ce sera confortable et clair si vous utilisez notre modèle (ci-dessous). Si vous créez la liste vous-même, assurez-vous que le personnel de l’inventaire dispose de suffisamment d’espace pour écrire la description de l’article – les listes sont souvent remplies à la main en premier.
Certains articles ont un code-barres qui est enregistré lors de l’inventaire avec des lecteurs adaptés. Les grandeurs comptées ou mesurées sont alors affectées à ces données.
Une fois que vous avez fait la liste, vous devez l’imprimer car elle doit être sur papier. Les signatures doivent être manuscrites pour que les auditeurs acceptent le document.
