Publié le 2024-06-12 10:30:00. Microsoft lance une nouvelle fonctionnalité d’archivage automatique pour ses utilisateurs d’Exchange Online. Conçue pour éviter les saturations de boîtes aux lettres, cette option intelligente réagit proactivement lorsque le stockage approche de sa limite, garantissant ainsi la fluidité des échanges de courriels.
- Microsoft introduit une fonction d’archivage automatique basée sur un seuil pour Exchange Online, visant à prévenir les dépassements de capacité des boîtes aux lettres.
- Ce mécanisme se déclenche automatiquement à l’approche de la saturation du stockage, assurant le bon fonctionnement de la messagerie.
- La fonctionnalité cohabite avec les politiques d’archivage existantes, sans altérer les règles de conservation ou de suppression.
Face à l’augmentation constante du volume des courriels, notamment avec les pièces jointes volumineuses, les notifications automatiques et les contenus générés par l’intelligence artificielle, les boîtes aux lettres Exchange Online peuvent rapidement atteindre leurs limites. L’archivage traditionnel, souvent basé sur des délais fixes (par exemple, deux ans), peut alors se révéler insuffisant, entraînant des blocages et nécessitant une intervention manuelle pour résoudre les problèmes de quota.
Pour pallier ces inconvénients, Microsoft a déployé une solution d’archivage automatique. Ce système surveille en permanence l’utilisation de la boîte aux lettres principale. Lorsque celle-ci atteint 90 % de sa capacité, et à condition que la boîte aux lettres d’archive soit opérationnelle et dispose d’espace, les courriels les plus anciens sont automatiquement déplacés vers l’archive. Ce processus se poursuit jusqu’à ce que l’utilisation descende sous le seuil prédéfini.
L’équipe d’Exchange précise le fonctionnement de ce système :
« L’Assistant Dossier Géré (Managed Folder Assistant) surveille en continu la taille de la boîte aux lettres principale. Dès que celle-ci dépasse 90 % du quota actuel et que la boîte aux lettres d’archive est provisionnée et dispose d’espace libre, l’Assistant Dossier Géré archive automatiquement les éléments les plus anciens jusqu’à ce que l’utilisation repasse sous le seuil. Le même principe s’applique aux dossiers d’éléments récupérables (« Corbeille ») lorsqu’ils approchent de leur quota. Le niveau de service (SLA) d’exécution de l’Assistant Dossier Géré pour une boîte aux lettres donnée est de 7 jours. »
Cette nouvelle fonctionnalité est pensée pour s’intégrer harmonieusement aux configurations existantes. Elle respecte les balises de type « ne jamais archiver » et n’affecte en aucun cas les politiques de suppression ou de conservation des données. L’archivage automatique reste actif pour gérer l’espace de stockage, même si la boîte aux lettres est soumise à une mesure de conservation (litigation hold).
Il est important de noter que cette option ne crée pas de boîtes aux lettres d’archive et ne les agrandit pas automatiquement. Elle ne peut pas être désactivée, constituant ainsi une mesure de sécurité essentielle pour prévenir toute interruption du flux de messagerie.
Le déploiement de cette fonctionnalité pour les clients commerciaux d’Exchange Online est en cours à l’échelle mondiale. Les clients du secteur gouvernemental (Cloud Government) bénéficieront de cette nouveauté à partir de novembre 2025. Des outils PowerShell sont disponibles pour permettre l’audit de l’activité d’archivage automatique.