Royaume-Uni : la vérification d’identité des dirigeants d’entreprise devient obligatoire en 2025
À partir de novembre 2025, le gouvernement britannique imposera une nouvelle obligation de vérification d’identité pour tous les dirigeants et les personnes exerçant un contrôle significatif sur les entreprises. Cette mesure, inscrite dans l’Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 (ECCTA), vise à renforcer l’intégrité du registre des sociétés et à lutter contre la criminalité économique.
Le paysage réglementaire mondial évolue rapidement vers une plus grande transparence et une lutte accrue contre le blanchiment d’argent et l’évasion fiscale. Dans ce contexte, le Royaume-Uni prend une mesure décisive pour assainir son système d’enregistrement des entreprises. L’objectif est clair : rendre le système plus robuste et dissuader les usages illicites des structures sociétaires.
Du volontariat à l’obligation : un calendrier précis
La Companies House britannique a ouvert une phase de vérification volontaire de l’identité dès le 8 avril 2025. Les administrateurs et les personnes exerçant un contrôle significatif ont ainsi eu la possibilité de se conformer en amont, soit directement via les systèmes de la Companies House, soit par l’intermédiaire d’un prestataire de services d’entreprise agréé (ACSP).
Cependant, le véritable tournant aura lieu le 18 novembre 2025, date marquant l’entrée en vigueur de l’obligation. À compter de ce jour :
- Nouvelles nominations : Tous les nouveaux administrateurs et les nouvelles personnes exerçant un contrôle significatif devront impérativement passer par une vérification d’identité lors de leur enregistrement ou de leur nomination.
- Administrateurs et PSC existants : Les dirigeants et les personnes exerçant un contrôle significatif déjà en place disposeront d’une période de transition de 12 mois à compter du 18 novembre 2025. Leur prochaine déclaration de confirmation annuelle (Annual Confirmation Statement) sera le moment clé pour fournir leur code de vérification personnel (personal verification code) prouvant qu’ils ont bien été identifiés.
Cette transition progressive vise à permettre aux entreprises et aux individus de s’adapter aux nouvelles exigences.
Qui est concerné par cette nouvelle obligation ?
La portée de cette nouvelle réglementation est large et s’applique à plusieurs catégories de personnes impliquées dans la vie des sociétés britanniques :
- Lors de la création d’une société ou la nomination d’un nouvel administrateur : dès le 18 novembre 2025, un code personnel sera requis lors du dépôt des documents d’enregistrement ou de nomination.
- Administrateurs en exercice : ils devront soumettre leur code personnel lors de la prochaine déclaration de confirmation annuelle de leur entreprise.
- Personnes exerçant un contrôle significatif (PSC) :
- Si un PSC est également administrateur, il devra fournir son code personnel lors de la prochaine déclaration de confirmation.
- Pour les PSC n’étant pas administrateurs, la vérification devra être effectuée dans les 14 jours suivant le premier jour du mois de leur anniversaire.
- Prestataires de services d’entreprise agréés (ACSP) : ces entités doivent s’enregistrer auprès de la Companies House dès le 18 mars 2025 pour pouvoir réaliser ces vérifications pour le compte de leurs clients. La réglementation devrait s’étendre à d’autres formes de sociétés à l’avenir.
Le processus de vérification d’identité
La procédure de vérification d’identité se déroule en plusieurs étapes clés :
- Choix du canal de vérification :
- Soit via le système en ligne GOV.UK One Login de la Companies House, nécessitant un passeport biométrique (toutes nationalités) ou un permis de conduire/titre de séjour britannique.
- Soit par l’intermédiaire d’un ACSP partenaire.
- Fourniture des justificatifs : Il faudra télécharger une preuve d’identité (passeport, carte d’identité) et un justificatif de domicile.
- Obtention du code personnel : Après validation réussie, un code personnel unique sera attribué par la Companies House.
- Association des rôles et soumission des documents : Ce code personnel devra être renseigné dans les formulaires de nomination d’administrateur, de déclaration de confirmation ou de changement de PSC pour attester de la vérification effectuée.
Les conséquences d’un manquement
Le non-respect de ces nouvelles règles pourrait entraîner des sanctions sévères, allant de l’entrave au bon fonctionnement de l’entreprise à des poursuites judiciaires :
- Impossibilité de soumettre la déclaration de confirmation : Les entreprises dont les dirigeants n’auront pas effectué leur vérification pourraient voir leurs dépôts rejetés.
- Infraction légale : Exercer les fonctions d’administrateur ou de PSC sans vérification sera une infraction à la loi dès le 18 novembre 2025.
- Radiations du registre : En cas de non-conformité persistante, la Companies House pourrait radier l’entreprise du registre des sociétés.
- Complexification des procédures bancaires et financières : L’absence de vérification pourrait être interprétée comme un défaut de gouvernance, affectant la confiance des banques, des investisseurs et des partenaires commerciaux, et compliquant l’ouverture de comptes bancaires ou l’accès au financement.
- Augmentation des coûts de conformité : Des retards pourraient engendrer des contrôles KYC/AML (Know Your Customer / Anti-Money Laundering) plus stricts, augmentant les frais.
Préparatifs pour les entreprises et particuliers chinois
Pour les entrepreneurs et les entreprises basés en Chine ou à l’international qui souhaitent opérer via une structure britannique, une préparation proactive est essentielle :
- Identifier les rôles concernés : Faire l’inventaire de tous les administrateurs, PSC et autres mandataires sociaux dans les sociétés britanniques.
- Rassembler les documents nécessaires : Passeport biométrique, justificatif de domicile, compte GOV.UK One Login, et choisir le mode de vérification (en ligne ou via un ACSP).
- Sélectionner une agence compétente : Choisir un prestataire capable de fournir un accompagnement en langue chinoise, des traductions, et des conseils avisés, idéalement un ACSP agréé ou travaillant avec des ACSP fiables.
- Anticiper la vérification : Il est recommandé de ne pas attendre la date limite pour effectuer les démarches, afin d’éviter les engorgements et de réduire les risques.
- Intégrer le code personnel aux processus internes : S’assurer que le code personnel est systématiquement renseigné lors des dépôts de documents auprès de la Companies House.
- Renforcer la gouvernance d’entreprise : Mettre en place des processus solides, tels que des procès-verbaux de réunions de conseil d’administration, une vérification de l’authenticité du lieu d’enregistrement, une structure de détention claire, et des registres d’exploitation complets.
Cette évolution réglementaire, loin d’être une simple formalité administrative, représente un pilier essentiel d’une stratégie de conformité réussie au Royaume-Uni. Elle reflète une tendance mondiale vers une plus grande transparence et une exigence accrue en matière de lutte contre la criminalité économique. Agir rapidement pour se conformer permettra de garantir la fluidité des opérations et de préserver la confiance des partenaires commerciaux sur le marché britannique.