Publié le 2025-10-13 20:28:00. L’université Western (WWU) rappelle l’importance capitale de la gestion sécurisée des données sensibles et des informations confidentielles. Face à l’essor des outils d’intelligence artificielle, l’institution met en garde contre l’usage d’applications non autorisées, susceptibles de compromettre la sécurité des données.
Au sein de l’université Western (WWU), un volume conséquent de données hautement sensibles est quotidiennement traité. Qu’il s’agisse de dossiers étudiants, d’informations financières, de recherches exclusives ou de communications internes, leur sécurité commence dès leur lieu de stockage et de traitement.
L’enjeu des applications approuvées :
Les applications dites « sanctionnées » désignent les outils dont la sécurité, la conformité et la protection des données ont été rigoureusement évaluées par les équipes des Technologies de l’Information (STI) et des Achats/Contrats de WWU. Parmi elles figurent des plateformes reconnues et validées, telles que Microsoft 365 (incluant Outlook, Teams, OneDrive), Canvas, OnBase, ou encore Banner.
À l’inverse, le recours à des applications non approuvées, et en particulier aux outils d’intelligence artificielle générative comme ChatGPT, Bard ou Claude, représente un risque majeur pour la confidentialité des données. Ces plateformes peuvent potentiellement stocker ou traiter les informations que vous y soumettez d’une manière qui contrevient aux politiques de protection de la vie privée, ou exposer des données confidentielles à des tiers non autorisés. Il est essentiel de garder à l’esprit que lorsqu’un service est proposé gratuitement, c’est souvent votre propre information qui en constitue le prix.
Ce qu’il faut proscrire :
- Ne jamais téléverser de données sensibles vers des IA publiques : Il est strictement interdit de copier-coller des dossiers étudiants, des documents internes ou des travaux de recherche exclusifs dans des chatbots d’IA, sauf autorisation explicite et formelle.
- Éviter le stockage cloud personnel : L’utilisation de services tels que Google Drive personnel, Dropbox ou iCloud est proscrite pour la gestion des données universitaires.
- S’abstenir de partager des fichiers via des messageries personnelles : Pour toute communication, il convient d’utiliser exclusivement votre compte WWU et les plateformes officiellement approuvées.
Les meilleures pratiques à adopter :
- Consultez la liste des applications autorisées : Un répertoire complet des applications approuvées et recommandées est disponible sur le site softwarecentral.wwu.edu.
- Demandez conseil avant toute utilisation : En cas de doute sur la sécurité d’une application, contactez le support technique à l’adresse helpdesk@wwu.edu. Pour des recommandations spécifiques concernant l’utilisation de l’IA, le portail aihub.wwu.edu est à votre disposition, ou vous pouvez écrire à ai.hub@wwu.edu.
- En cas d’incertitude, privilégiez Microsoft Copilot : L’université Western teste activement des outils d’IA intégrés à Microsoft 365 qui sont conçus pour un usage interne sécurisé, garantissant que les données ne sont pas partagées à l’extérieur.
La protection des données dépasse la simple dimension technique ; elle est le fondement de la confiance au sein de notre communauté. Ensemble, assurons la sécurité des informations qui nous sont confiées.