Une gestion contractuelle inefficace pourrait coûter jusqu’à 9 % du chiffre d’affaires annuel aux entreprises, selon une nouvelle étude. Les organisations peinent à moderniser leurs processus, s’appuyant encore trop souvent sur des outils obsolètes comme les tableurs et les courriels.
Le livre blanc « Modern Contract Lifecycle Management : Driving Value and Compliance », publié par Swiss GRC, met en évidence des lacunes structurelles dans la gestion du cycle de vie des contrats. Ces déficiences entraînent des risques financiers et de conformité significatifs. De nombreuses entreprises continuent de gérer leurs accords juridiques de manière décentralisée, ce qui crée un manque de transparence et une exposition financière accrue.
Le manque de visibilité sur les obligations contractuelles et les dates de renouvellement est particulièrement préoccupant. Il peut entraîner des pertes de revenus importantes dues à des délais non respectés ou à des négociations défavorables. Près de la moitié des manquements à la conformité ne sont pas le résultat d’une mauvaise intention, mais d’un suivi et d’une documentation insuffisants.
La responsabilité en matière de contrats est souvent fragmentée entre différents services – juridique, achats, finance, opérations – et différents systèmes. Sans coordination centrale, il est difficile de savoir quels engagements sont actifs, qui a approuvé des modifications et quand les renouvellements critiques sont prévus. À mesure que la réglementation se renforce, la capacité à fournir une traçabilité complète devient aussi importante que la conformité elle-même.
« Le défi ne réside pas dans le stockage numérique des documents, mais dans la gestion de l’ensemble du cycle de vie du contrat », explique Gentian Ajeti, Chief Customer & Commercial Officer chez Swiss GRC. « C’est pourquoi nous avons développé Contraqto, une solution de gestion des contrats basée sur l’intelligence artificielle, afin de rendre les processus plus transparents et contrôlables. »
Le livre blanc souligne que la simple numérisation des documents ne suffit pas à garantir la transparence ou la sécurité de la conformité. Des processus structurés, des approbations basées sur les rôles, des notifications automatisées et une documentation à l’épreuve des audits sont essentiels. Il propose une approche progressive, allant de référentiels de contrats centralisés à l’automatisation des flux de travail et à l’analyse des données, en passant par des contrôles de gouvernance intégrés.
Le livre blanc complet est disponible sur le site web de Swiss GRC.