OhioHealth révolutionne la gestion des flux de revenus grâce à une solution d’IA : moins de 20 secondes suffisent pour identifier la couverture d’assurance et éviter les refus coûteux.
Face à une augmentation des rejets de dossiers et à des informations d’assurance souvent erronées, le groupe hospitalier américain OhioHealth a trouvé la parade. Les équipes d’enregistrement se retrouvaient dans une impasse, contraintes de prendre des décisions cruciales sur la coordination des prestations (COB) ou la vérification des identifiants des bénéficiaires Medicare (MBI) sur la seule base des déclarations des patients. Un pari risqué qui entraînait de nombreuses erreurs et, par conséquent, des refus de prise en charge.
« Nous envoyions des demandes de remboursement avec la mauvaise assurance simplement parce que le personnel ne savait pas quoi faire ensuite », déplore Randy Gabel, directeur principal du cycle de revenus chez OhioHealth. Le besoin d’une solution fiable et rapide pour identifier la couverture dès le départ, sans solliciter les patients pour retrouver leurs anciennes cartes ni recourir à des services externes coûteux, était devenu impératif.
La situation s’est d’autant plus accentuée début 2024 avec une cyberattaque nationale qui a affecté le secteur de la santé. OhioHealth a donc intensifié sa recherche d’un partenaire de confiance capable de combler les lacunes dans ses processus de gestion des réclamations et d’éligibilité, et surtout d’anticiper les refus.
Une réponse technologique intégrée
Pour optimiser ses opérations initiales, OhioHealth a fait le choix de Patient Access Curator® (PAC) d’Experian Health. Cette solution innovante s’appuie sur l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique pour vérifier en un seul processus l’éligibilité, la COB, le MBI, les données démographiques et la découverte d’assurance. Résultat : le personnel dispose désormais de données plus précises en temps réel.
Malgré une première collaboration avec Experian Health, l’équipe d’OhioHealth a été rapidement convaincue par les performances de PAC. Randy Gabel témoigne : « Lors de l’évaluation, Patient Access Curator® a découvert 18 % d’assurances supplémentaires sur les comptes à paiement automatique par rapport à notre fournisseur actuel. Aucune autre entreprise ou produit n’a trouvé autant d’informations. »
L’intégration de PAC dans les flux de travail existants a permis aux plus de 800 collaborateurs d’OhioHealth de ne pas avoir à apprendre de nouvel outil ni à modifier leurs habitudes. Grâce à la découverte d’assurance en temps réel et au remplissage automatique des données de couverture dans le système Epic, le personnel n’a plus besoin de se fier aux suppositions et à la saisie manuelle. La capacité de l’outil à déterminer automatiquement la primauté de l’assurance et à supprimer les couvertures expirées permet au personnel de soumettre les réclamations en toute confiance.
« L’une des raisons principales pour lesquelles nous avons choisi Experian et Patient Access Curator® est qu’il simplifie considérablement le travail manuel du cycle de revenus pour les équipes d’enregistrement, ce qui améliore la productivité, l’autonomisation et le moral », précise Gabel.
Des résultats probants et immédiats
Dès sa mise en œuvre, PAC a engendré des effets spectaculaires. Les bureaux d’enregistrement, qui passaient un temps précieux à déterminer les contrôles à effectuer, ont vu ces décisions gérées automatiquement et beaucoup plus rapidement par PAC. Les recherches manuelles sont devenues obsolètes et la précision du système a drastiquement réduit le nombre d’erreurs.
Ces améliorations en amont ont eu un impact positif sur l’ensemble du cycle de revenus. Des enregistrements plus fiables ont entraîné moins de réclamations refusées, moins de corrections manuelles et des remboursements accélérés. PAC a même permis de découvrir des assurances pour des comptes qui avaient déjà été envoyés en recouvrement, aidant ainsi OhioHealth à réduire sa dépendance aux prestataires externes et à limiter les créances irrécouvrables évitables.
Au cours de sa première année d’exploitation, PAC a permis à OhioHealth de réaliser des gains significatifs :
- Réduction de 42 % du nombre total de refus liés à l’inscription/l’éligibilité.
- Diminution de 36 % des refus liés à la COB.
- Baisse de 69 % des refus liés à l’assurance.
- 63 % de refus incorrects liés au payeur en moins.
- 188 millions de dollars de réclamations débloqués grâce à la réaffectation du personnel et à l’amélioration de la productivité.
Un avenir optimisé pour l’expérience patient
Fort de ces succès, OhioHealth envisage désormais d’étendre l’utilisation de PAC en lançant une initiative axée sur l’expérience financière des patients. L’objectif est de permettre aux patients de compléter leur enregistrement et de trouver leur couverture par eux-mêmes, sans attendre la disponibilité d’un membre du personnel. La résolution proactive des problèmes d’assurance promet une expérience d’enregistrement plus rapide, plus simple et plus fluide dès le départ.
Grâce à Patient Access Curator®, OhioHealth est passé de la gestion des conséquences coûteuses des erreurs de réclamation à la garantie de l’exactitude de la couverture à la source. En réduisant les refus de près de moitié, et en améliorant l’expérience du personnel comme celle des patients, le groupe a bâti un cycle de revenus plus résilient, prêt à relever les défis futurs.